HR在制订规章制度时应该注意哪些

HR在制订规章制度时应该注意哪些？企业规章制度是企业对员工进行规范管理，实现用人自主性的重要依据。如何制定合理、有效的规章制度作为公司内部管理的规范与对策，防止纠纷的发生，是HR的重要工作内容之一，也是我们接下来讨论的主题。

一、如何确定规章制度是否有效、合法

规章制度合法、合理。首先制度必须具有合法性，即是不与现行的法律法规相违背、不与现行的法律法规相抵触。其次合理性主要从规章制度的必要性、明确具体性、公平公正性、管理需要性、符合公序良俗以及岗位相关性几个方面。

二、规章制度制订、修改以及公示的民主程序

《劳动合同法》第4条第2款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”

注意几个关键词：有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项，这些制度的制订和施行都是需要经过民主程序。

三、用人单位如何进行民主程序审议及公示

首先，涉及劳动者切身利益的规章制度应当与职工代表大会或者全体职工平等协商确定。

注意：从合法角度上看，在制定、修改、决定规章制度时，根据用人单位的劳动者人数，决定召开全体职工大会和职工代表大会的形式进行审议，审议应形成书面的会议决议，并经全体参会人员签字确认。

其次，在规章制度实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

在规章制度的实施过程中，工会与职工都具有针对制度提出建议的权利，且协商确定后的规章制度仍需经过职工代表大会或职工全体会议审议决定。

最后，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

用人单位规章制度常见的公示方式包括：公告栏粘贴公示、印发规章制度各个部门传阅、上传用人单位OA提供公示、发送劳动者电子邮箱、进行规章制度培训、劳动合同约定、规章制度签收单等等。

四、用人单位的公示渠道

渠道1，针对重要的规章制度可以直接在劳动合同中进行约定，且可以在劳动合同中约定劳动者应当定期自行通过用人单位公示规章制度的渠道阅读、理解、知悉并遵守用人单位的规章制度。

渠道2，在劳动者签署劳动合同时一并签署规章制度签收单，明确写明具体的规章制度名称(如有较多版本，应注明具体版本)，并说明劳动者已经收到、知悉并同意遵守公司的各项规章制度。

渠道3，通过电子邮件、微信等网络渠道告知。采用该种方法，首先应确保劳动合同或入职登记文件中有劳动者本人确认的接受文件的邮箱地址、微信号等。在此前提下，用人单位将规章制度发送到已经确认的邮箱或微信上的，一般可以认为完成公示程序。但鉴于电子证据较难保存，且一旦时间久远证据容易丢失，因此在证据保存上较之其他方式更难操作。

渠道4，通过入职培训或定期培训等形式让员工知悉、理解公司的规章制度，在培训时应制作相关的培训签到表(注明内容、时间、地点、参训人员)及培训考试。

五、用人单位应当保存的民主程序文件

文件1，保存职工代表组成人员的合法性文件，如《部门职工代表推荐表》，如果全员参与规章制度协商讨论，可以不需要职工代表推荐表，但必须要保留签到表。

文件2，保存证明出席人数符合标准的文件，如《职工代表大会签到表》。

文件3，保存证明员工参与讨论、提出方案和意见的文件，如《职工代表讨论XX制度会议纪要》。

文件4，保存证明员工参与协商的文件，如《XX制度协商会议纪要》。

文件5，保存证明制度对员工有效的文件，如《XX制度》签收、公示等方式告知文件。