工作沟通务必要留痕

其实「沟通留痕」不仅在工作中很重要，在生活中也同样重要。

沟通留痕，不仅是对自己负责，更是一种智慧的处事方式。

一、为什么要沟通留痕?

留痕主要是以防万一。

防止工作职责相互推诿，工作内容相互不明，工作成果相互侵占。

如果遇到不着调的同事或者不靠谱的领导，他们随意甩锅给我们，将责任推给我们的时候。

我们可以拿出证据来证明自己，避免工作生活中的不必要的纠纷。

反过来，如果没有留痕过，我们可能很被动，没法证明自己的清白。

例如，口头交接的任务，如果对方不承认或者忘记，就很容易引发纠纷。而如果通过邮件或者工作群等方式再次确认，就有了证据，可以避免这种情况的发生。

二、常见又好用的留痕方法

1、养成文字确认的习惯

文字确认是最常见的沟通留痕方式之一。

无论是在工作中还是生活中，养成文字确认的习惯非常重要。通过文字确认，可以避免后期可能出现的纠纷，明确双方的责任和义务。

例如，当你给了某文件对方，可以通过邮件或在线即时沟通工具文字跟她确认一下：“您要的 ** 文件已经给您，下图是电子档，请查收。”这种方式既显示了你的认真负责，又能避免后期可能出现的纠纷。

对于一些项目小变动，也可以通过文字或邮件对方：“关于 ** 项目的某处变动如下...，您看还有没有需要补充的地方?如果 OK 请您确认一下，没有问题的话，我就开始行动了。”

2、使用多种留痕工具

留痕工具有很多，比如「微信/钉钉」等即时沟通工具，要注意及时保存聊天记录，以备不时之需。

「邮件」适合用于重要的工作交接、会议记录、决策确认等，可以留下清晰的证据，也方便日后查阅和追溯。

另外，在团队合作中，「工作群」沟通是常见的沟通方式。通过在工作群中发布任务、讨论问题、分享文件等，可以让团队成员及时了解工作进展，明确各自的责任。同时，工作群中的聊天记录也可以作为沟通留痕的证据。

3、明确责任范围

共同做一件事或者一个项目，开始前要提前明确责任范围，可以通过制定详细的项目计划或者工作协议来实现。

例如，在一个合作项目中，在项目启动会议上，你可以说：“为了避免后期出现问题相互推诿，我们是不是可以明确一下各自在这个项目中的主要职责呢?我负责 XX 部分，我的交付成果是 XX，时间节点是 XX。”

避免以后相互推诿扯皮。

4、及时记录工作过程和成果

在工作过程中，详细记录自己的工作思路、关键决策和成果，包括会议记录、工作邮件、项目文档等。

这样在需要的时候，可以拿出证据来证明自己的贡献。这不仅有助于我们在绩效评估中获得更好的评价，也可以为自己的职业发展积累经验。

另外，如果是多人项目，**使用线上项目管理工具来同步每个人的工作进展，大白话就是，人多一起做的项目，一定要工作进度透明化。

5、灵活运用沟通方式

在沟通中，要根据具体情况灵活运用沟通方式。

例如，遇到紧急、复杂，需要立即解决的问题时，可以选择电话沟通，电话沟通可以更直接、更有效地传达信息。

要注意的是，在电话沟通后记得补上一个文字版信息确认，可以是在线工具，也可以是邮件。

一个原则：利他打电话(或当面沟通)，利己发微信。

举个最简单的例子，讨论自身过错事，你非要发微信，这不给对方将来淘汰或优化你留下证据了么。

再比如你跟财务约定打款日期，跟HR或老板约定的涨薪时间，要发文字，不要口头的、电话的，那些无法留痕，对方容易不承认。

写在最后：

沟通留痕是一种智慧的处事方式，它能够帮助我们明确责任范围，记录工作过程和成果，避免不必要的纠纷。

这里不是教朋友们去咄咄逼人或怎样，只不过生活工作中有一些事情，只有有凭有据才能占据上风，才能掌握主动权，这是一种自我保护。

无论是在职场还是在生活中，「留痕」都是一种对自己负责的表现，也是一种对他人的尊重。